Allergan – ein erfolgreiches internationales Pharmaunternehmen mit Ableger in der Schweiz. Wie so viele Unternehmen wurde auch Allergan gezwungen, seine Event-Planung wegen Covid-19 massgeblich umzustellen und einen Grossteil der geplanten Veranstaltungen in den digitalen Raum zu verlegen. Yoveo begleitete das Unternehmen bei der Umsetzung des digitalen Kick-off Events 2021 mit Hilfe des Videokonferenz-Tools «Zoom» – von der Konzeption bis hin zur Produktion vor Ort. Verschiedene Skills müssen dabei abgedeckt sein, damit ein «Videokonferenz-Event» die oftmals hohen Erwartungen auch wirklich erfüllt.

Rund zwanzig Jahre nach ihrem Debüt erlebt die Videokonferenz eine Renaissance. Grund dafür sind schnelle Breitbandanschlüsse, Smartphones und Tablets, innovative Videotechniken, robuste Cloud-Computing-Infrastrukturen und On-Demand-Lösungen, die sich jedes Unternehmen leisten kann – und natürlich die Covid-19-Pandemie. Auch grosse Corporates ersetzen teure Telepresence-Systeme im Highend-Bereich zunehmend durch einfache Cloud-basierte Lösungen, die eine gleichwertige Qualität zu deutlich niedrigeren Preisen und geringerem Pflegeaufwand bieten.

Kleine und mittlere Betriebe tendieren zu speziellen SaaS-Lösungen, die vor allem eine reibungslose Online-Zusammenarbeit in den Fokus stellen. Hier sehen sich etablierte Anbieter wie etwa Cisco (Webex), Zoom oder Citrix (GoToMeeting) mit immer mehr Startups wie Alfaview, GlobalMeet und AnyMeeting konfrontiert, die mit innovativen Ideen für viel Bewegung im Markt sorgen. Ein Gewinner steht bereits jetzt schon fest: Der Kunde, denn er profitiert von immer besseren Meeting-Erlebnissen, sinkenden Preisen und einer steigenden Auswahl.

Dies ist aber nur die halbe Wahrheit. Videokonferenzen haben einen grossen Nachteil: sie sind ab einer gewissen Menge anstrengend, sehr sogar. Die sogenannte „Video Conference Fatigue“, also Müdigkeit und Frustrationen, die durch zu viel Zeit in Videokonferenzen ausgelöst werden, wird auf folgende Faktoren zurückgeführt:

– Im Vergleich zu üblichen Meetings besteht bei Videokonferenzen eine ungewohnte Reizüberflutung

– Man weiss nie genau, wann man gerade beobachtet wird

– Sich selbst auf dem Bildschirm zu sehen, kann ablenkend sein

– Die limitierten visuellen Informationen können die wichtigen nonverbalen Informationen bei persönlichen Meetings nicht ersetzen

Zusätzlich sorgt die erhöhte Anzahl Meetings pro Tag für eine grosse Belastung bei der Verarbeitung. Und die teilweise stark reduzierte Streaming-Qualität führt zu Ermüdung der Augen und nachlassender Aufmerksamkeit und Konzentration.

Plant ein Unternehmen einen grossen, relevanten Event mit Video Conferencing umzusetzen, müssen einige zentrale Punkte beachtet werden. Hier die fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren:

Trotz vermeintlich unkompliziertem Video Conferencing: Es ist ein Grossprojekt

Man darf sich nicht von der Einfachheit des Video Conferencing verleiten lassen: ein digitaler Event mit Zoom, MS Teams, Webex und Co. ist ein Grossprojekt. Genügend personelle Ressourcen müssen bereit gestellt werden, das Event-Storyboard muss auf die zu kommunizierenden Themen abgestimmt sein, das technische Handling des Tools muss bis ins letzte Detail funktionieren und die Covid-19-Schutzmassnahmen müssen stets eingehalten werden. Nichts darf dem Zufall überlassen werden, zu schnell überwiegen sonst die Nachteile des Video Conferencing.

Kreativität ist das A und O

Ein kreatives Event-Design, spannende Breakout Sessions, attraktive Bild Composings, unterhaltsame Einspieler: all dies zählt zum digitalen Event-Design. Und am Ende sorgt es dafür, dass trotz Video Conferencing der Spannungsbogen hoch gehalten wird. Allergan löste dies unter anderem mit unterhaltsamen Award-Shows und virtuellen Yoga-Sessions während den Breaks.

Die Bedienung der Video Conferencing-Lösung muss sitzen, und zwar zu 100%!

Plötzlich ist es nicht mehr die Projektarbeitsgruppe mit wenigen Personen, die als Moderator/in bewirtschaftet werden muss, sondern eben 400 Mitarbeitende, weltweit verteilt. Da muss das eingesetzte Video-Conferencing-Tool einwandfrei konfiguriert sein und beherrscht werden. Dazu gehört auch, dass mit dem Druck einer Live-Produktion umgegangen werden muss – und dieser ist bei grossen, relevanten Firmenevents grösser als bei kleinen, unkomplizierten Projektmeetings. Auch ist nichts ärgerlicher, als ein plötzlicher Abbruch der Liveübertragung oder limitierte Teilnehmerzahlen wegen falsch gelöster Lizenzen.

Es braucht eine Live-Regie, alles andere ist Homeoffice-Standard

Es tönt immer nach einer grossen Materialschlacht, muss es aber heutzutage nicht sein: die Live-Regie. Sie sorgt dafür, dass Einspieler nahtlos integriert, und dass Duplex-Schaltungen und Picture-in-Picture-Formate attraktiv ausgespielt werden. Dies macht einen digitalen Event erst zum Erlebnis – auch mit Video Conferencing.

Video Conferencing = gelebtes “Many to Many”

Der x-te virtuelle Apéro zum Schluss eines Video-Conference-Events reicht heutzutage nicht mehr. Wenn schon Video-Conferencing-Tool, dann sollen auch die Teilnehmenden aktiviert werden. Dafür braucht es einen Plan, ein Konzept und die richtige Moderation. Zudem muss die Interaktivität über den Tag verteilt sein und nicht eine formelle Übung zum Schluss eines Events sein.

Planen Sie selber einen digitalen Event ausschliesslich mit Video Conferencing? Gerne unterstützen wir Sie dabei.

Vor knapp zwei Jahren haben wir uns mit unserer Schwesterfirma iRewind entschieden, die Solutions-Portfolio für den Bereich Corporate Communications auszubauen. Die Lösung für eine vollautomatisierte und personalisierte Videoproduktion bietet gerade auch in Krisenzeiten ein wertvolles Instrument für eine authentische, zeitnahe und unkomplizierte Stakeholder-Kommunikation und ist rasch einsetzbar.

Die Lösung

Die Kommunikationslösung bietet den Nutzern die Möglichkeit, schnell und vollautomatisiert Videos in angemessener Qualität und abgestimmt auf die Corporate Design Richtlinien des Unternehmens zu produzieren, und zwar egal wo sich diese gerade befinden. Sie richtet sich an Einrichtungen, welche möglicherweise gerade in der jetzigen Zeit dezentral organisiert sind, aber dennoch den Wunsch nach einem einheitlichen Kommunikationsauftritt haben, egal über welchen Kanal und egal, ob KMU oder Grossunternehmen. 

Bewusst einfach 

Videoproduktion ist für viele per se mit einem gewissen technischen Wissen, hohem Zeitaufwand und nicht zu vernachlässigenden Kosten verbunden – besonders wenn man in Krisenzeiten regelmässig kommuniziert. Diese Vorbehalte haben wir mit unserer Technologie bewusst aufgegriffen um in der Essenz etwas zu liefern, das für jede und jeden anwendbar ist, in kürzester Zeit einsatzbereit ist und eine attraktive Kostenstruktur bietet. 

Das Set-up

Ein Mobiltelefon mit Kamera oder eine Webcam

Ein Logo, sowie ein Jingle oder ein kurzer Einspieler im Unternehmens-Look (sofern vorhanden)

Internet

Einen Kanal, über den das Video ausgespielt werden kann (z.B. Youtube oder das hauseigene WebTV)

Was geliefert wird: 

Alles andere

Was man am Ende bekommt: 

Ein Video-Tool, über welches man per Smartphone oder Webcam Botschaften aufnehmen und ausspielen kann. Diese können in ihrer Länge beliebig variieren und ausgespielt werden wo und an wen man möchte.

Das gesamte Set-up dauert weniger als 2 Stunden. Danach kann innert Minuten und in nur vier Schritten produziert werden – egal, wo man gerade ist. 

Ein Beispiel 

Für die Weltwoche, eine der führenden Wochenzeiten in der Schweiz, wurde das Kommunikations-Tool so eingerichtet, dass ausgewählte Journalisten des Medienhauses direkt mit ihrem Handy Botschaften auf den Youtube-Kanal der Weltwoche spielen können. Die Videos sind mit Intro/Outro und einer Einblendung des Namens des Journalisten versehen und können so innert Minuten ganz einfach produziert und publiziert werden. So werden Einheitlichkeit und gewisse qualitative Standards gewährleistet.

Wer kommt für diese Lösung in Frage?

• GeschäftsführerInnen oder Team-LeiterInnen, welche mit ihren Angestellten kommunizieren möchten. 
• CEOs, die ihre Kunden, Lieferanten oder andere Stakeholder top aktuell informieren möchten.
• JournalistInnen/Redaktoren, welche Geschriebenes noch in Bild- und Ton wiedergeben möchten. 
• PolitikerInnen, die sich unkompliziert und dennoch professionell an ihre WählerInnen wenden möchten.
• Sport-Clubs und Verbände, welche mit ihren Fans im Austausch bleiben möchten.
• Ärztinnen, Ärzte und Experten, welche sich mit allfälligen Aufrufen, Informationen, Hinweisen an die Bevölkerung richten möchten.

Interessiert? Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine Nachricht, wir kontaktieren Sie umgehend.

In Zusammenarbeit mit dem Versicherer Generali unterstützte das Yoveo-Team im Dezember 2019 die technische Aktivierung der Bligg Akustik Tour, welche in sieben Schweizer Städten über die Bühne ging. Im Zentrum der Aktivierung stand die Generali Songbox, in welcher die Fans die Möglichkeit hatten, “zusammen” mit Bligg ein Duett zu performen. Damit wurde die Intimität und die Nähe, welche ein Akustik-Konzert auszeichnet, vermittelt. Die Songbox bestand aus einem mobilen Zelt, welches innert Minuten errichtet werden konnte und welches in einfachen Stapelboxen verstaubar war, was den Transport entscheidend vereinfachte. Im Zelt befanden sich eine 4K-Kamera, ein Monitor, ein Laptop, ein kleiner Windows Rechner, Beleuchtungselemente sowie Audio-Installationen. 

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Die Konzertbesucher, welche sich für die Aktivierung registrierten, konnten aus drei Bligg-Songs ihren Favoriten wählen und diesen dann in einer leicht abgekürzten Form in der Box vor laufender Kamera vorführen. Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, wurde auf dem Monitor direkt neben der Mini-Bühne für die Fans ein kurzes Video gezeigt, in welchem Bligg persönlich die Teilnehmer begrüsste, das Vorgehen erklärte und sie zum Teilen des Videos aufrief. Dieses Erklärvideo wurde im Rahmen der Pre-Production von Yoveo im Studio erstellt und endete mit einem Countdown, welchen den Start der Performance einläutete. Dann ging die Aufnahme los, am Bildschirm für die Fans angezeigt und mit Bligg im Bild zur besseren Orientierung. 

Die Performance dauerte etwa eine Minute und schloss mit einem kurzen Statement des Künstlers, in welchem er sich für die Teilnahme bedankte und den Fans ein schönes Konzert wünschte. Kurz darauf wurde bereits eine E-mail respektive SMS mit dem personalisierten Video verschickt. Dieses zeigte die Fans so, als ob sie direkt neben Bligg gesessen hätten und wurde durch ein kurzes Intro und Outro sowie den Namen des Duett-Partners angereichert. Beim Zusammenschnitt des Videos wurde mit Einblendungen von Bligg’s Studio-Dreh, Close-Ups sowie Totalen gearbeitet, so dass daraus trotz nur einer eingesetzten Kamera ein dynamisches Musikvideo entstand, bei dem sowohl Bligg als auch die Fans abwechselnd zur Geltung kamen. 

Entscheidend für den Look des finalen Videos war die Pre- und Post-Production. So wurde Bligg’s Teil des Duetts bereits Wochen vor Tournee-Start im Studio aufgenommen. Damit konnte auch dem reich befrachteten Kalender des Künstlers und seiner Band Rechnung getragen werden. 

Von tragender Bedeutung bei diesem Dreh war, dass wir mit einem Hintergrund arbeiteten, welcher in der Songbox möglichst exakt nachgebaut werden konnte. Das Endresultat vermittelte dank dieses Set-ups den Eindruck, als befänden sich die Fans mit Bligg im selben Raum. Für die Post-Production war ausserdem wichtig, dass die Bildqualität der Studioaufnahmen denen in der Songbox entsprachen, so dass diese nahtlos zusammengefügt werden konnten.

Aufgrund der Rückmeldungen und Performance war die Songbox ein voller Erfolg. Generali konnte mit dieser Videoaktivierung zudem tausende von Menschen mit einer positiven Botschaft erreichen, welche selber gar kein Konzert besuchten.

Derzeit führt in der Schweizer Top-Fussball-Liga kein Weg an den BSC Young Boys vorbei. Auch im 2019 haben sie souverän die Meisterschaft der Raiffeisen Super League gewonnen. Als kleines Dankeschön wurde im Anschluss an die Meisterfeier in der Stadt Bern und im Stadion Wankdorf vom 26. Mai ein personalisiertes Video an die treue Anhängerschaft versendet. Die Produktion erfolgte durch die Digitalagentur Newsroom aus Bern, yoveo’s Schwesterfirma iRewind sorgte mit seiner Videotechnologie für die Personalisierung der 12’000 Videos. Nicht nur waren die Rückmeldungen grossartig, auch die generierten Zahlen waren imposant. Nachfolgend ein Beispielvideo.