Digitale Events mit Zoom, MS Teams, Webex & Co.: Fünf Erfolgsfaktoren

Allergan – ein erfolgreiches internationales Pharmaunternehmen mit Ableger in der Schweiz. Wie so viele Unternehmen wurde auch Allergan gezwungen, seine Event-Planung wegen Covid-19 massgeblich umzustellen und einen Grossteil der geplanten Veranstaltungen in den digitalen Raum zu verlegen. Yoveo begleitete das Unternehmen bei der Umsetzung des digitalen Kick-off Events 2021 mit Hilfe des Videokonferenz-Tools «Zoom» – von der Konzeption bis hin zur Produktion vor Ort. Verschiedene Skills müssen dabei abgedeckt sein, damit ein «Videokonferenz-Event» die oftmals hohen Erwartungen auch wirklich erfüllt.

Rund zwanzig Jahre nach ihrem Debüt erlebt die Videokonferenz eine Renaissance. Grund dafür sind schnelle Breitbandanschlüsse, Smartphones und Tablets, innovative Videotechniken, robuste Cloud-Computing-Infrastrukturen und On-Demand-Lösungen, die sich jedes Unternehmen leisten kann – und natürlich die Covid-19-Pandemie. Auch grosse Corporates ersetzen teure Telepresence-Systeme im Highend-Bereich zunehmend durch einfache Cloud-basierte Lösungen, die eine gleichwertige Qualität zu deutlich niedrigeren Preisen und geringerem Pflegeaufwand bieten.

Kleine und mittlere Betriebe tendieren zu speziellen SaaS-Lösungen, die vor allem eine reibungslose Online-Zusammenarbeit in den Fokus stellen. Hier sehen sich etablierte Anbieter wie etwa Cisco (Webex), Zoom oder Citrix (GoToMeeting) mit immer mehr Startups wie Alfaview, GlobalMeet und AnyMeeting konfrontiert, die mit innovativen Ideen für viel Bewegung im Markt sorgen. Ein Gewinner steht bereits jetzt schon fest: Der Kunde, denn er profitiert von immer besseren Meeting-Erlebnissen, sinkenden Preisen und einer steigenden Auswahl.

Dies ist aber nur die halbe Wahrheit. Videokonferenzen haben einen grossen Nachteil: sie sind ab einer gewissen Menge anstrengend, sehr sogar. Die sogenannte „Video Conference Fatigue“, also Müdigkeit und Frustrationen, die durch zu viel Zeit in Videokonferenzen ausgelöst werden, wird auf folgende Faktoren zurückgeführt:

– Im Vergleich zu üblichen Meetings besteht bei Videokonferenzen eine ungewohnte Reizüberflutung

– Man weiss nie genau, wann man gerade beobachtet wird

– Sich selbst auf dem Bildschirm zu sehen, kann ablenkend sein

– Die limitierten visuellen Informationen können die wichtigen nonverbalen Informationen bei persönlichen Meetings nicht ersetzen

Zusätzlich sorgt die erhöhte Anzahl Meetings pro Tag für eine grosse Belastung bei der Verarbeitung. Und die teilweise stark reduzierte Streaming-Qualität führt zu Ermüdung der Augen und nachlassender Aufmerksamkeit und Konzentration.

Plant ein Unternehmen einen grossen, relevanten Event mit Video Conferencing umzusetzen, müssen einige zentrale Punkte beachtet werden. Hier die fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren:

Trotz vermeintlich unkompliziertem Video Conferencing: Es ist ein Grossprojekt

Man darf sich nicht von der Einfachheit des Video Conferencing verleiten lassen: ein digitaler Event mit Zoom, MS Teams, Webex und Co. ist ein Grossprojekt. Genügend personelle Ressourcen müssen bereit gestellt werden, das Event-Storyboard muss auf die zu kommunizierenden Themen abgestimmt sein, das technische Handling des Tools muss bis ins letzte Detail funktionieren und die Covid-19-Schutzmassnahmen müssen stets eingehalten werden. Nichts darf dem Zufall überlassen werden, zu schnell überwiegen sonst die Nachteile des Video Conferencing.

Kreativität ist das A und O

Ein kreatives Event-Design, spannende Breakout Sessions, attraktive Bild Composings, unterhaltsame Einspieler: all dies zählt zum digitalen Event-Design. Und am Ende sorgt es dafür, dass trotz Video Conferencing der Spannungsbogen hoch gehalten wird. Allergan löste dies unter anderem mit unterhaltsamen Award-Shows und virtuellen Yoga-Sessions während den Breaks.

Die Bedienung der Video Conferencing-Lösung muss sitzen, und zwar zu 100%!

Plötzlich ist es nicht mehr die Projektarbeitsgruppe mit wenigen Personen, die als Moderator/in bewirtschaftet werden muss, sondern eben 400 Mitarbeitende, weltweit verteilt. Da muss das eingesetzte Video-Conferencing-Tool einwandfrei konfiguriert sein und beherrscht werden. Dazu gehört auch, dass mit dem Druck einer Live-Produktion umgegangen werden muss – und dieser ist bei grossen, relevanten Firmenevents grösser als bei kleinen, unkomplizierten Projektmeetings. Auch ist nichts ärgerlicher, als ein plötzlicher Abbruch der Liveübertragung oder limitierte Teilnehmerzahlen wegen falsch gelöster Lizenzen.

Es braucht eine Live-Regie, alles andere ist Homeoffice-Standard

Es tönt immer nach einer grossen Materialschlacht, muss es aber heutzutage nicht sein: die Live-Regie. Sie sorgt dafür, dass Einspieler nahtlos integriert, und dass Duplex-Schaltungen und Picture-in-Picture-Formate attraktiv ausgespielt werden. Dies macht einen digitalen Event erst zum Erlebnis – auch mit Video Conferencing.

Video Conferencing = gelebtes “Many to Many”

Der x-te virtuelle Apéro zum Schluss eines Video-Conference-Events reicht heutzutage nicht mehr. Wenn schon Video-Conferencing-Tool, dann sollen auch die Teilnehmenden aktiviert werden. Dafür braucht es einen Plan, ein Konzept und die richtige Moderation. Zudem muss die Interaktivität über den Tag verteilt sein und nicht eine formelle Übung zum Schluss eines Events sein.

Planen Sie selber einen digitalen Event ausschliesslich mit Video Conferencing? Gerne unterstützen wir Sie dabei.

Effie Awards Switzerland – 3 Erfolgsfaktoren für die Transformation eines Events in den digitalen Raum

Die Covid-19-Pandemie trifft die Event-Landschaft stark. Ohne weitreichende und oftmals auch einschränkende Schutzkonzepte lässt sich aktuell kein Event zufriedenstellend durchführen. Doch gerade Events leben vom Austausch und den persönlichen Gesprächen. Die Transformation einer Veranstaltung in den digitalen Raum bietet keinen vollwertigen Ersatz, aber eine gute Alternative – sofern sie auch gut umgesetzt ist. Wir zeigen anhand der von Yoveo digital begleiteten Effie Awards Switzerland 2020, was die drei zentralen Erfolgsfaktoren sind.

Die Leitung der Effie Awards Switzerland hat sich bereits im April 2020 entschieden, die Grossveranstaltung in den digitalen Raum zu legen. Am 30. Juni 2020 fand die Ausstrahlung der digitalen Ausgabe statt. Sie bestand aus drei Kernelementen:

  • Produktion einer rund 80 Minuten dauernden Award-Show
  • Exklusive Ausstrahlung als Livestream auf der eigenen Landing Page
  • Echtzeit-Aufbereitung der Gewinner-Videos als kurze Videosnippets

Während die gesamte Produktion des TV-Formats, die Aufbereitung als Livestream und die Ausspielung der Video-Snippets in Echtzeit durch Yoveo (unter anderem mit Einsatz der Videotechnologie iRewind) sichergestellt wurde, erfolgte die Umsetzung der Landing Page durch Jung von Matt Tech.

Die Rückmeldungen von Seiten Kunden, Sponsoren (Admeira, Facebook, APG SGA) und auch Zuschauerinnen und Zuschauer waren ausnahmslos ausgezeichnet. Wir haben drei Erfolgsfaktoren herausgeschält, die den Erfolg einer Event-Transformation in den digitalen Raum ausmachen.

1. Professionelle TV-Produktion

Eine Profi-Moderation, spannende Einspieler, die Integration von Studiogästen und die attraktive Positionierung der Sponsoren sind nur einige Elemente, die am Ende eine attraktive TV-Produktion ausmachen. Der Anspruch ist, dass eine hochwertige Veranstaltung, die in der Regel aufwändig in einem Event-Saal inszeniert wird, in den digitalen Raum soll. Dem muss auch bei der TV-Produktion Rechnung getragen werden. Im Falle der Effie Awards Switzerland war ursprünglich eine Grossveranstaltung in der Samsung Event Hall geplant. Weshalb soll man dann im digitalen Raum nur auf ein einfaches Livestreaming mit dem Mobiltelefon setzen? Diese vermeintlich innovative Produktionsform mit dem Mobiltelefon macht sehr wohl in einigen Bereichen Sinn, jedoch nicht bei Events mit gewisser Strahlkraft – egal, ob für die interne oder externe Verwendung. Aber die Verlagerung in den digitalen Raum bedeutet nicht, dass alles einen Bruchteil eines realen Events kostet oder fast kostenlos ist. Die Zuschauerzahl bleibt am Ende in der Regel gleich, nur ist sie nicht sichtbar, was oftmals zu diesem Trugschluss bezüglich Kosten führt. Trotzdem sind die Kosten für eine professionelle TV-Produktion im Vergleich zu einem klassischen Event immer noch einiges tiefer.

2. Integration des Livestreams in eine attraktive Experience

Livestreams können an vielen Orten ausgespielt werden: Social Media, Online Media, eigene Landing Pages. Um den richtigen Kanal zu finden ist eine fundierte Analyse notwendig, im Zentrum stehen die Rahmenbedingungen (Paid Event, Sponsorenvorgaben etc.) sowie die verfolgten Ziele (Reach, Conversion, Reputation etc.). Die Effie Awards Switzerland-Leitung entschied sich zu einer eigenen Landing Page. Dabei kreierte die Agentur Jung von Matt Tech – auch mit Inputs von Yoveo – eine virtuelle Bestuhlung bzw. Sitzordnung, sodass jeweils alle sehen konnten, wer sich gerade Raum befand. Virtuelle Applause und „Love it“’s konnten in Echtzeit verteilt werden. Dies sorgte für Dynamik und Bewegung im virtuellen Raum. Und ganz wichtig: Der Livestream gewann an Relevanz und die Anonymität eines Livestreams begann sich so aufzuheben – ein wichtiger Schritt im Transformationsprozess zum digitalen Event. Voraussetzung war, dass für den Livestream eine Registrationspflicht bestand. So konnten die Basis-Metadaten für die Experience gezogen werden.

Start der Live-Sendung: virtueller Saalplan mit den Namen der Zuschauerinnen und Zuschauer

3. Realtime Aufbereitung von Highlight-Clips

Es gilt, während eines Livestreams das Maximum aus den Zuschauenden herauszuholen. So findet eine Verlängerung des Live-Geschehens in die Micro-Communities der Zuschauerinnen und Zuschauer statt – ein Hebel, der oftmals unterschätzt oder gar vergessen geht. Ein sehr effektives Instrument ist die Aufbereitung von personalisierten Highlight-Videosnippets, die in Echtzeit während der Sendung auf der Landing Page aufbereitet werden. So aktiviert man die Zuschauenden im emotional höchsten Moment die Inhalte auch aktiv auf den eigenen Social Media Kanälen zu teilen. Dank der Video-Software iRewind ist dies auch für eine grosse Anzahl an Videos umsetzbar. Eine saubere Kommunikation mit dem richtigen Hashtag ermöglicht im Anschluss auch die relevanten Metrics aufzubereiten.

Positionierung der Sponsoren und Aufbereitung der Gewinner-Videos in Echtzeit

YouTube’s Balanceakt zwischen Qualität und Quantität

Es war nur noch eine Frage der Zeit, bis das Fass zum Überlaufen kommt: am 19. Oktober 2015 titelte Spiegel Online „Propaganda und Profit: YouTube zeigt Werbung vor rechten Hetz-Videos.“ Nicht selten wird YouTube als Propagandaplattform von Hetzern aller Art und weltweiter Herkunft missbraucht. Als international führendes Video-Portal für User Generated Content ist es ein sehr komplexes Unterfangen, alle Videos zu kontrollieren, die auf YouTube hochgeladen werden. 2014 waren es pro Minute durchschnittlich 300 Stunden Videomaterial. Eine manuelle Überprüfung ist undenkbar, die eingesetzten Algorithmus-Methoden scheinen auch noch nicht überall zu greifen bzw. sind eben auch abhängig von den Informationen und den Keywords, mit denen der dahinterstehende, im Falle von Hetzvideos illegal handelnde Publisher das Video versieht. So kann es passieren, dass sich Werbe-Spots von Edeka oder Henkel plötzlich vor Hetzvideos wiederfinden. Der Ärger bei den Werbetreibenden ist gross. Auch Schweizer Unternehmen sind davon betroffen.

Dieses Problem betrifft aber nicht nur die Unternehmen, die YouTube als Werbeplattform nutzen. Auch sind Unternehmen und Institutionen betroffen, die YouTube als Portal für die Bewirtschaftung ihrer eigenen Video-Inhalte verwenden. Konkretes Beispiel: Die Präventionsabteilung der Stadt Zürich publizierte Ende 2012 ein gut gemachtes und wichtiges Video zum Thema Laserpointer und deren Gefahren für Piloten und Chauffeuren auf dem eigenen YouTube-Channel.

Nach Betrachten des Videos wird YouTube alles daran setzen, den User auf dem Gesamtportal bzw. im eigenen Ökosystem zu halten – schliesslich verdient bzw. verdiente der Videogigant mit dem Ausspielen von Videowerbung sein Geld (Anmerkung: mit der Einführung von YouTube Red vom 22. Oktober 2015 scheint diesbezüglich eine Strategieanpassung vorgenommen worden zu sein). Ein wirksames Instrument dafür ist das Anzeigen von thematisch ähnlichen Videos. Im Falle der Laserpointer-Präventionskampagne erscheinen plötzlich Videos mit weiterführenden Informationen zu Laserpointer und wie diese korrekt eingesetzt werden. In Anbetracht der Klickzahlen (Video „Laserblendungen – gefährlich und illegal“ 784; Video „Green laser pointer – 50mW vs 10mW / zielony laser wskaźnikowy 50mW vs 10mW“ 25’549) ist es vermessen zu sagen, dass die Stadtpolizei Zürich die Klickzahlen solcher Informationsvideos zu Laserpointer befeuert. Aber alleine diese Nähe zu solchen Inhalten erscheint kritisch und zeigt offenkundig die Risiken, die der Einsatz von YouTube bei der Bewirtschaftung der eigenen Videos mit sich führen kann. 

Nichtsdestotrotz: YouTube als weltweit grösstes Videoportal und wichtige Suchmaschine muss einen Platz in der eigenen Video-Distributionsstrategie haben.

5 Gründe, warum sich Video Content Marketing lohnt

2015 ist das Jahr des Video Marketing. Schätzungsweise machen Videos dieses Jahr 57% des gesamten Internet Traffics aus. Klar, ein grosser Teil davon fällt auf süsse Katzenvideos. Diese sind lustig, emotional und treffen die Zuschauer mitten ins Herz. Dass Videos in der Internet Community gut funktionieren, haben auch viele Unternehmen erkannt. Video Content wird zunehmend zu einem fixen Teil der Marketing-Strategie, um neue Kunden zu erreichen. Wer jetzt daran denkt, seinen YouTube Channel mit teuren Werbespots anreichern zu müssen, liegt falsch. Im Video Content Marketing werden Inhalte emotional und informativ vermittelt – und zwar ohne direkten Verkaufscharakter. Das können beispielsweise „Behind the scenes“-Stories sein, Kundenportraits oder Video Tutorials, welche sich auf das Produktangebot beziehen.

Lies hier die fünf wichtigsten Gründe, warum du lieber heute als morgen mit Video Content Marketing loslegen solltest:

1. Der Video Playbutton ist der beliebteste Call-To-Action im Web.

User springen bei Videos viel seltener ab als bei Texten, was nicht nur die Conversion Rate erhöht. Videos, welche die Zuschauer emotional stimulieren oder ein „Aha“-Erlebnis auslösen, verbreiten sich auch häufiger auf Social Media.

2. Videos geben deiner Firma eine emotionale Note.

Mit Videos vermittelst du etwas, womit du bei den meisten Texten an die Grenze deiner Krativität stösst: Emotionen. Präsentiere also deine Mitarbeiter auf eine humorvolle Art, lass deine Kunden die Vorteile deiner Produkte erklären oder zeige einen Zusammenschnitt des letzten Events. Denn niemand kann Emotionen besser rüberbringen als Menschen. Ausserdem verschaffst du dir durch Personen, mit denen sich die Zuschauer identifizieren, mehr Glaubwürdigkeit.

3. Der Aufwand ist geringer als du denkst.

Es muss nicht immer der fancy Werbespot sein. Heutzutage können mit jedem modernen Smartphone authentische und kostengünstige Videos erstellt werden. Wem die Zeit dafür fehlt, wird von Agenturen unterstützt, welche sich auf Video Content Marketing spezialisieren. Und was die Suche nach relevanten Inhalten angeht: Vergiss nicht, dass auch in deiner Firma sehr viel Fachwissen steckt. Nutze dieses interne Know-how und mache es deinem Publikum durch Videos schmackhaft.

4. Technische Barrieren waren gestern.

Kannst du dich noch daran erinnern, als du nach einem stundenlangen Download deine Videos im Realplayer anschauen musstest? Diese Zeiten sind zum Glück vorbei. Ob zuhause am Computer oder unterwegs auf dem Smartphone – heutzutage hat fast jeder einen Breitband-Anschluss. Kaum jemand lädt noch Videos herunter. Ein Klick auf den Playbutton reicht und der User kommt in den Genuss von Inhalten in HD-Qualität. Plattformen wie YouTube haben die Video-Nutzung revolutioniert. Für dich heisst das: Deinen Video-Content kannst du ganz bequem auf externen Plattformen hosten und auf verschiedenen Online-Kanälen einbetten – und das ganz ohne technisches Vorwissen.

5. Der Video-Trend ist nicht zu stoppen.

Du zweifelst immer noch am Potenzial von Video Content Marketing? Hier ein paar Zahlen: Laut Vorhersagen werden in zwei Jahren 69% des gesamten Online-Traffic auf Video-Streams zurückzuführen sein – 2018 gar 79%!

Bevor du aber mit der Produktion von Online-Videos loslegst, bedenke Folgendes: Um deinen Brand nachhaltig zu stärken, ist eine gut durchdachte Video-Strategie vonnöten, die in den gesamten Marketing-Mix einzuplanen ist. Erstelle einen Video-Redaktionsplan, welcher im Einklang mit allen deinen Kommunikations- und Marketing-Kampagnen ist.

Klingt nach viel Arbeit? Natürlich – aber es lohnt sich. Zur Auflockerung Zwischendurch liefern wir dir hier immer wieder einige inspirierende Beispiele aus der Welt des Video Content Marketing.