Allergan – ein erfolgreiches internationales Pharmaunternehmen mit Ableger in der Schweiz. Wie so viele Unternehmen wurde auch Allergan gezwungen, seine Event-Planung wegen Covid-19 massgeblich umzustellen und einen Grossteil der geplanten Veranstaltungen in den digitalen Raum zu verlegen. Yoveo begleitete das Unternehmen bei der Umsetzung des digitalen Kick-off Events 2021 mit Hilfe des Videokonferenz-Tools «Zoom» – von der Konzeption bis hin zur Produktion vor Ort. Verschiedene Skills müssen dabei abgedeckt sein, damit ein «Videokonferenz-Event» die oftmals hohen Erwartungen auch wirklich erfüllt.

Rund zwanzig Jahre nach ihrem Debüt erlebt die Videokonferenz eine Renaissance. Grund dafür sind schnelle Breitbandanschlüsse, Smartphones und Tablets, innovative Videotechniken, robuste Cloud-Computing-Infrastrukturen und On-Demand-Lösungen, die sich jedes Unternehmen leisten kann – und natürlich die Covid-19-Pandemie. Auch grosse Corporates ersetzen teure Telepresence-Systeme im Highend-Bereich zunehmend durch einfache Cloud-basierte Lösungen, die eine gleichwertige Qualität zu deutlich niedrigeren Preisen und geringerem Pflegeaufwand bieten.

Kleine und mittlere Betriebe tendieren zu speziellen SaaS-Lösungen, die vor allem eine reibungslose Online-Zusammenarbeit in den Fokus stellen. Hier sehen sich etablierte Anbieter wie etwa Cisco (Webex), Zoom oder Citrix (GoToMeeting) mit immer mehr Startups wie Alfaview, GlobalMeet und AnyMeeting konfrontiert, die mit innovativen Ideen für viel Bewegung im Markt sorgen. Ein Gewinner steht bereits jetzt schon fest: Der Kunde, denn er profitiert von immer besseren Meeting-Erlebnissen, sinkenden Preisen und einer steigenden Auswahl.

Dies ist aber nur die halbe Wahrheit. Videokonferenzen haben einen grossen Nachteil: sie sind ab einer gewissen Menge anstrengend, sehr sogar. Die sogenannte „Video Conference Fatigue“, also Müdigkeit und Frustrationen, die durch zu viel Zeit in Videokonferenzen ausgelöst werden, wird auf folgende Faktoren zurückgeführt:

– Im Vergleich zu üblichen Meetings besteht bei Videokonferenzen eine ungewohnte Reizüberflutung

– Man weiss nie genau, wann man gerade beobachtet wird

– Sich selbst auf dem Bildschirm zu sehen, kann ablenkend sein

– Die limitierten visuellen Informationen können die wichtigen nonverbalen Informationen bei persönlichen Meetings nicht ersetzen

Zusätzlich sorgt die erhöhte Anzahl Meetings pro Tag für eine grosse Belastung bei der Verarbeitung. Und die teilweise stark reduzierte Streaming-Qualität führt zu Ermüdung der Augen und nachlassender Aufmerksamkeit und Konzentration.

Plant ein Unternehmen einen grossen, relevanten Event mit Video Conferencing umzusetzen, müssen einige zentrale Punkte beachtet werden. Hier die fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren:

Trotz vermeintlich unkompliziertem Video Conferencing: Es ist ein Grossprojekt

Man darf sich nicht von der Einfachheit des Video Conferencing verleiten lassen: ein digitaler Event mit Zoom, MS Teams, Webex und Co. ist ein Grossprojekt. Genügend personelle Ressourcen müssen bereit gestellt werden, das Event-Storyboard muss auf die zu kommunizierenden Themen abgestimmt sein, das technische Handling des Tools muss bis ins letzte Detail funktionieren und die Covid-19-Schutzmassnahmen müssen stets eingehalten werden. Nichts darf dem Zufall überlassen werden, zu schnell überwiegen sonst die Nachteile des Video Conferencing.

Kreativität ist das A und O

Ein kreatives Event-Design, spannende Breakout Sessions, attraktive Bild Composings, unterhaltsame Einspieler: all dies zählt zum digitalen Event-Design. Und am Ende sorgt es dafür, dass trotz Video Conferencing der Spannungsbogen hoch gehalten wird. Allergan löste dies unter anderem mit unterhaltsamen Award-Shows und virtuellen Yoga-Sessions während den Breaks.

Die Bedienung der Video Conferencing-Lösung muss sitzen, und zwar zu 100%!

Plötzlich ist es nicht mehr die Projektarbeitsgruppe mit wenigen Personen, die als Moderator/in bewirtschaftet werden muss, sondern eben 400 Mitarbeitende, weltweit verteilt. Da muss das eingesetzte Video-Conferencing-Tool einwandfrei konfiguriert sein und beherrscht werden. Dazu gehört auch, dass mit dem Druck einer Live-Produktion umgegangen werden muss – und dieser ist bei grossen, relevanten Firmenevents grösser als bei kleinen, unkomplizierten Projektmeetings. Auch ist nichts ärgerlicher, als ein plötzlicher Abbruch der Liveübertragung oder limitierte Teilnehmerzahlen wegen falsch gelöster Lizenzen.

Es braucht eine Live-Regie, alles andere ist Homeoffice-Standard

Es tönt immer nach einer grossen Materialschlacht, muss es aber heutzutage nicht sein: die Live-Regie. Sie sorgt dafür, dass Einspieler nahtlos integriert, und dass Duplex-Schaltungen und Picture-in-Picture-Formate attraktiv ausgespielt werden. Dies macht einen digitalen Event erst zum Erlebnis – auch mit Video Conferencing.

Video Conferencing = gelebtes “Many to Many”

Der x-te virtuelle Apéro zum Schluss eines Video-Conference-Events reicht heutzutage nicht mehr. Wenn schon Video-Conferencing-Tool, dann sollen auch die Teilnehmenden aktiviert werden. Dafür braucht es einen Plan, ein Konzept und die richtige Moderation. Zudem muss die Interaktivität über den Tag verteilt sein und nicht eine formelle Übung zum Schluss eines Events sein.

Planen Sie selber einen digitalen Event ausschliesslich mit Video Conferencing? Gerne unterstützen wir Sie dabei.